Основни данни:
Статус	Утвърдено
Статус на изпълнение
Субект по ЗЕУ	Държавна агенция "Архиви"
Име на документа	„Разработка и внедряване на система за е-архивиране”
Дата на публикуване	14-03-2022
Дата на утвърждаване от ДАЕУ	21-12-2020

Допълнителни данни:
Цел/и на проектното предложение	Основна цел на проекта е разработване и внедряване на система за е-Архивиране, за попълването на НАФ с ценни електронни документи, запазването им за бъдещето на нацията и поддържането на модерна и ефективна администрация в услуга на държавността, бизнеса и гражданите. Тази цел на проекта съответства на целите в Стратегията за развитие на електронното управление в Република България (2019–2023) и на Програмата на правителството за „трансформиране на администрацията и публичните институции в дигитални” и „осигуряване на специфични информационни системи на електронното управление”. Другата цел на проекта е да се гарантира организирането и съхранението на електронните документи в администрациите, както и предаването, опазването, съхранението и използване на ценните електронни документи в държавните архиви. Трябва да се отбележи, че с преминаването от хартиен към електронен документооборот и с лавинообразното увеличение на броя на електронните документи, рискът от безвъзвратното им загубване e много голям. Тези процеси могат да бъдат регулирани чрез разработване и внедряване на система за е-Архивиране на ценни електронни документи, създаване на единна нормативна и методическа база, изграждане и повишаване на административния капацитет в областта е-Архивиране. С изпълнението на проекта ще бъдат дефинирани ясни и унифицирани разпоредби по отношение на принципите за експертиза, съхранение, опазване и достъп до ценни електронни документи. Системата за е-Архивиране ще осигурява приемането, съхранението, достъпа и използването на ценни електронни документи от държавните и общинските институции, както и от видни за обществото личности, политически партии, юридически лица с нестопанска цел и търговски дружества, българи и български организации в чужбина с принос към българската история. С осигуряването на публичен достъп до съхраняваните ценни електронни документи ще се гарантират конституционните права на гражданите за достъп до информация в цифрова форма.
Показатели	Функциониращи електронни ключови регистри и осигурен достъп на гражданите до тях: /0 Внедрени сигурни технологии за обмен на данни: /0 Приложени политики и процедури за мрежова и информационна сигурност: /1 Внедрени стандарти за управление на работните процеси в администрацията и предоставянето на електронни административни услуги: /1

План за изпълнение:
432	Необходим финансов ресурс (общо)	41826.0
432	Описание	Описание Създаването на единна нормативна и методическа база е изключително належащо, тъй като действащите нормативни актове не съдържат правна дефиниция на понятието е-Архивиране. Не са регламентирани процесите по организация, експертиза, съхранение и използване на електронните документи в държавните и общинските институции, както и по предаване, опазване, съхранение и използване на ценните електронни документи в държавните архиви. Тези процеси на практика обхващат целия жизнен цикъл на документите. от създаването до предаването им в държавен архив, както и опазването, съхранението и използването на ценните документи в държавните архиви. Липсват нормативни разпоредби, които да позволяват унищожаването на неценни електронни документи с изтекли срокове на съхранение, определени в номенклатурите на делата или в списъците на видовете документи. Не е регламентирана и организацията на електронните документи в учрежденските архиви на държавните и общинските институции. Липсата на единни правила и методика за тези процеси може да доведе до загуба на ценни електронни документи и приемане в държавните архиви на непълни по състав и съдържание архивни фондове и документи от държавните и общински институции след изтичане на законоустановения 20-годишен срок. Ключов момент при въвеждането на е-Архивиране е гарантирането на автентичността и интегритета на електронните документи през целия им жизнен цикъл, както и запазването им във времето и пространството в техния оригинален контекст. Важно от гледна точка на определяне ценността и сроковете за запазване на документите в държавните и общинските институции, както и за осигуряване на правилната им организация и систематизиране, е да се регламентира нормативно интегрирането на номенклатурата на делата или списъка на видовете документи със срокове за съхранение в административната информационна система (АИС). По този начин ще се създадат условия за правилното им организиране, съхранение, комплектуване и предаването само на ценните електронни документи в държавните архиви. В рамките на дейността ще се актуализира Наредбата по чл. 52 от Закона за НАФ и ще се изготви оценка на въздействието. Ще се регламентира редът за организирането, обработването, експертизата, съхраняването и използването на електронните документи в държавните и общинските институции. Ще се извърши преглед и анализ на нормативната уредба и при констатирана необходимост ще се изготвят проекти и на други нормативни актове. Ще бъде извършено изменение и допълнение на текстове от Методическия кодекс на ДА „Архиви” от 2013 г., което ще бъде в съответствие с Наредбите по чл. 52 и чл. 9, ал. 2 от Закона за НАФ и с Наредбата за обмена на документи в администрацията. Ще бъдат дефинирани и изисквания за цифровизация на аудиовизуални документи, съхранявани в държавните архиви. Актуализираният Методически кодекс ще се публикува на административната интернет страница на ДА „Архиви”. В изпълнение на т. 3, б. „ч”, от РМС № 163 от 21 март 2014 г. ще се разработи проект на Стратегия за развитие на е-Архивиране в Република България с хоризонт до 2030 г., в съответствие със Стратегията за развитие на електронното управление в Република България (2019–2023). Документът ще представи визията, принципите, целите и дейностите, които ще допринесат за модернизация и трансформация на процесите по организация, експертиза, съхранение и използване на електронните документи в държавните и общински институции и предаването им в държавен архив. В обхвата на Стратегията е и предаването на ценните електронни документите на видни за обществото личности, политически партии, ЮЛНЦ и търговски дружества, както и на българи и български организации в чужбина с принос към българската история и опазването им и за идните поколения. Изпълнението на дейността ще гарантира нормативното регламентиране на понятията и процесите в областта е-Архивиране, както и актуализирането и синхронизирането на съществуващата нормативна и методическа уредба.
432	Пореден номер	1
432	Начин на изпълнение	Изпълнението на дейността ще се осъществи чрез анализиране на действащата нормативна уредба, изготвяне на проект за изменение и допълнение на Наредбата по чл. 52 от Закона за НАФ, при необходимост и на други нормативни актове. Ще бъдат актуализирани и текстове от Методическия кодекс на ДА „Архиви” от 2013 г., както и дефинирани изискванията за цифровизация на аудиовизуални документи, съхранявани в държавните архиви. Ще се разработи проект на Стратегия за развитие на е-Архивиране в Република България с хоризонт до 2030 г. За изпълнение на гореизложеното, в началния етап за изпълнение на дейност 1 ще се сформират 4 работни групи с участието на служители на ДА „Архиви” и външни експерти (за изготвяне на проект за изменение и допълнение на Наредбата по чл. 52 от Закона за НАФ (6 бр. експерти от ДА „Архиви“ и 3 бр. външни експерти); за актуализиране на текстове на Методическия кодекс на ДА „Архиви” от 2013 г. (10 бр. експерти на ДА „Архиви“); за дефиниране на изискванията за цифровизация на аудиовизуални документи, съхранявани в държавните архиви (3 бр. експерти на ДА „Архиви“ и 3 бр. външни експерти); за разработване на проект на Стратегия за развитие на е-Архивиране в Република България с хоризонт до 2030 г.(6 бр. експерти на ДА „Архиви“ и 3 бр. външни експерти).
432	Дейност	Дейност № 1 Създаване на единна нормативна и методическа база за е-Архивиране
433	Необходим финансов ресурс (общо)	5142847.0
433	Описание	От 2012 г. в ДА „Архиви” е внедрена Информационна система на държавните архиви (ИСДА), която обхваща всички 29 държавни архива в структурата на агенцията и управлява част от архивните процеси. ИСДА представлява система за управление на процесите и данните, свързани с приемането, обработката и използването на архивни документи на хартиен носител, техните описания, подлежащи на постоянно съхранение в държавните архиви и на техни дигитални копия. Тя, обаче, не обхваща процесите по приемане, съхранение и използване на ценни електронни документи от държавните и общинските институции, както и от видни за обществото личности, политически партии, ЮЛНЦ и търговски дружества, българи и български организации в чужбина с принос към българската история. Не е предвидена възможност и за импортиране на аудиовизуални документи, които са в цифров формат. По тези причини, в рамките на дейността ще бъде разработена и внедрена система за е-Архивиране на ценни електронни документи, която ще позволява и импортиране на аудиовизуални документи в цифров формат. Тя ще бъде интегрирана със съществуващата в момента Информационна система на държавните архиви (ИСДА). Системата за е-Архивиране ще осигури приемането, съхранението, достъпа (с различни нива) и използването на ценни електронни документи от държавните и общинските институции. Тя ще осигурява приемането, съхранението, достъпа (с различни нива) и използването на ценни електронни документи от държавните и общинските институции, както и от видни за обществото личности, политически партии, юридически лица с нестопанска цел и търговски дружества, българи и български организации в чужбина с принос към българската история. Публичен достъп до базата данни от архивни описания ще се осигури чрез web-базиран интерфейс. Минималните функционалности на системата са описани в Приложение 1. Системата следва да се конфигурира с виртуализационен слой, като операционната система и логическите сървъри следва да са виртуални машини. В изпълнение на чл. 13, т. 7 от Закона за НАФ, ще бъде закупено необходимото оборудване и ще се създаде Застрахователен фонд върху оптичен носител в ДА „Архиви”. Разработването, тестването и внедряването на система за е-Архивиране на ценни електронни документи ще предотврати два сериозни риска, пред които е изправена администрацията в момента. Първо, ще се ограничи опасността от загуба на ценни електронни документи, което би имало непредвидими последици както за управлението, така и за отделните граждани. Второ, ще се предотврати опасността да се наруши автентичността на ценните електронни документи. Гаранция за автентичността им се дава от електронния подпис, с който са скрепени документите, от цифровия сертификат на самата система или други системи за автентификация, които да гарантират не само информационната, но и доказателствена функция на електронните документи. Ако това не се осигури, могат да бъдат нарушени както законните права на гражданите (граждански, имуществени и др.), така и принципите на държавното управление като цяло. Ще бъде разработено Ръководство за работа със системата, което ще бъде публикувано на интернет страницата на ДА „Архиви”. Ще бъде проведено онлайн обучение на 30 служители на ДА „Архиви”, които ще бъдат обучители на други служители от Агенцията и от държавните и общинските институции – фондообразуватели на държавните архиви (по дейност 4).
433	Дейност	Дейност № 2 Разработване и внедряване на система за е-Архивиране на ценни електронни документи
433	Пореден номер	2
433	Начин на изпълнение	Начин на изпълнение Изграждането на системата за е-Архивиране на ценни електронни документи, разработването на Ръководство за работа със системата за е-Архивиране на ценни електронни документи и обучението на 30 служители на ДА „Архиви” за работа със системата ще бъдат възложени на външен изпълнител, избран по ЗОП. Друг външен изпълнител ще изготви техническо задание за възлагане на обществената поръчка и методиката за оценка на офертите, в съответствие с чл. 38 от Наредбата за общите изисквания към информационните системи, регистрите и електронните административни услуги (НОИИСРЕАУ). Доставката на оборудване за създаване на Застрахователен фонд на оптичен носител ще бъде възложено на трети външен изпълнител. След доставката на необходимото оборудване, ДА „Архиви” ще създаде Застрахователен фонд върху оптичен носител, в изпълнение на чл. 13 от Закона за НАФ. Служители на ДА „Архиви” ще участват при изготвянето на документацията за тръжните процедури, ще предоставят допълнителна информация на изпълнителите, ще извършват мониторинг и ще приемат работата им. След успешно провеждане на процедура по ЗОП и избор на изпълнител, ще бъде разработена, тествана и внедрена система за е-Архивиране на ценни електронни документи. Служители на ДА „Архиви” ще подпомагат разработчика на системата при тестването и внедряването й, ще му предоставят допълнителна информация, ще осъществяват контрол и ще приемат работата му. Служители на ДАА ще подготвят документацията по ЗОП за оборудването за създаване на Застрахователен фонд върху оптичен носител и ще приемат оборудването. За функционирането на бъдещата система и съхранението на е-документи, ДА „Архиви” ще използва ресурсите на ДХЧО. Във връзка с внедряването на система за е-Архивиране на ценни електронни документи в ДА „Архиви”, изпълнителят ще изготви ръководство за работа със системата, програма за специализирано онлайн обучение и ще осигури лектори за провеждане на онлайн обучение на 30 служители на държавните архиви.
434	Необходим финансов ресурс (общо)	625450.0
434	Описание	В пряка връзка с изпълнение на нормативно определените в Закона за НАФ функции на ДА „Архиви” е цифровизацията на аудиовизуални документи. Това има пряко отношение към опазването на тези документи и предоставя възможност, каквато към настоящия момент не е налична, за постоянен публичен достъп до съдържанието им. Новата система ще съхранява всяко исторически ценно съдържание в електронна форма, включително аудиовизуални записи. Към настоящия момент ДА „Архиви” не разполага с техника за цифровизация на аудиовизуални документи. Посредством закупуване на техника за цифровизация ще се прехвърлят записаните данни върху нови носители, с което ще се гарантира целостта на документите и достъпа до тях. Качеството на електронната версия е обвързано с характеристиките на оборудването за четене и процеса на цифровизация. Наличието на специализирана техника е от съществено значение за запазване целостта на информацията, което изключва или ограничава, доколкото е възможно, всеки вид обработка, която може да доведе до промяна в оригинала. След оборудването на студиото с необходимата техника ще се проведе обучение на минимум 3 служители на ДА „Архиви” за работа с него. Обучените служители ще започнат поетапно цифровизацията на наличните в държавните архиви аудиовизуални документи. За периода на проекта се планира цифровизация на минимум 1900 носителя с аудиовизуални документи, които са 13,4% от общия брой, и които ще бъдат импортирани в системата за е-Архивиране на ценни електронни документи.
434	Пореден номер	3
434	Начин на изпълнение	Дейността ще бъде изпълнена от външен изпълнител, избран по ЗОП. Друг външен изпълнител ще изготви техническо задание за провеждане на обществената поръчка. Служители на ДА „Архиви” ще участват при изготвянето на документацията за тръжната процедура, ще предоставят допълнителна информация на изпълнителите, ще извършват мониторинг и ще приемат работата им.След доставката на оборудването и извършване на обучението, служители на ДАА ще цифровизират аудиовизуални документи, съхранявани в държавните архиви и ще ги импортират в системата за е-Архивиране на ценни електронни документи.
434	Дейност	Дейност № 3 Цифровизация на аудиовизуални документи, съхранявани в държавните архив
435	Начин на изпълнение	За изпълнението на дейността служители на ДА „Архиви”, обучени по дейност 2, ще проведат онлайн обучения на 600 представители на държавни и общински институции, фондообразуватели на 29-те държавни архива от 27-те областни центрове в страната.
435	Дейност	Дейност № 4 Обучение на служители на фондообразуватели на държавните архиви за работа със системата за е-Архивиране на ценни електронни документи
435	Необходим финансов ресурс (общо)	12434.0
435	Описание	Във връзка със задълженията на фондообразувателите, регламентирани в Закона за НАФ и в Наредбата по чл. 52 от Закона за НАФ ще бъдат обучени пилотно 600 броя служители на държавните и общински институции за процесите по подготовка и предаване на ценни електронни документи и съпътстващите ги метаданни от държавните и общинските институции в държавен архив. Всеки държавен архив ще обучи онлайн свои фондообразуватели (от съответната област). Обучители ще бъдат служителите на ДА „Архиви”, обучени по дейност 2.
435	Пореден номер	4

Прикачени Технически спецификации: